Por: Afshin Eighani - Director Creativo - AtelierCS
A medida que comenzamos a visualizar la vida transformada por COVID-19, debemos pensar estratégicamente en cómo nos adaptaremos en todos los ámbitos de la vida.
Ante esta inminente nueva realidad, que seguramente durará mas tiempo de lo que imaginamos, es un hecho innegable que las empresas que estén más preparadas desde hoy estarán en una mejor posición de sobreponerse y ayudar a sus empleados a regresar a trabajar de forma segura y eficiente en un mundo transformado por el coronavirus.
Es responsabilidad de un buen líder facilitar y dar las herramientas necesarias a su equipo para que se adapte más fácil y mejor a cualquier cambio. Por ello te compartimos Cinco medidas necesarias en el lugar de trabajo que deberían comenzar a implementar las empresas desde ya, para que el retorno sea en la medida posible lo mas seguro y positivo para todos:
1. Establecer protocolos y lineamientos de trabajo a partir del COVID-19.
No hay manera de obviar esto. Las empresas están obligadas a modificar, actualizar y optimizar sus protocolos y lineamientos generales en cuanto al contacto físico, adecuación de espacios de trabajo, cultura corporativa, métodos de comunicación y practicas o rutinas dentro de la oficina desde ya.
Estos lineamientos no solo ayudarán a todos los miembros del equipo a asimilar su nueva realidad y regresar a trabajar, sino que actuarán como planteamiento base para cada decisión que, a partir de ahora, la empresa tome en cuanto a la mitigación de riesgos laborales y de salud en el lugar de trabajo.
Para crear pautas de seguridad ocupacional que sean específicas y aplicables a cada organización, empresa o negocio es importante que comience por hacer referencia a las pautas establecidas por las autoridades de salud pública oficiales, por ejemplo:
Ministerio de salud y/o Ministerio de Trabajo
Los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades
La Organización Mundial de la Salud
También puede beneficiarse de investigar exhaustivamente casos de éxito en otras corporaciones y negocios y hacer referencia a las pautas de trabajo COVID-19 ya existentes establecidas por organizaciones o instituciones confiables y oficiales, antes de crear las suyas propias.
Asegúrese de que las pautas que establezca y cualquier iniciativa o lineamiento sean claras, fáciles de dar seguimiento y de fácil acceso y ejecución. No olvide que es de suma importancia adecuar y adaptar la infraestructura existente de su oficina o negocio y apoyarse de recursos como la gráfica de entorno o señalética y canales de comunicación interna creativa para reforzar el cumplimiento de los lineamientos establecidos.
2- Retorno gradual y paulatino a la oficina
Es importante se considere un retorno paulatino y sistematizado de los empleados al lugar de trabajo, piense que con esta medida crucial habrá menos empleados en el lugar de trabajo en un momento dado, lo que, debería facilitar que todos mantengan el distanciamiento social requerido. Será importante que se priorice el regreso a “la normalidad” distribuyendo la incorporación paulatina de puestos estratégicos y operativos (esto puede variar dependiendo de su rubro o tipo de negocio), pero no olvide tomar las medidas para seguir cuidando ante todo y mantener fuera de riesgo a su equipo de trabajo, en especial a quienes se encuentran en condiciones más vulnerables en su empresa por su condición física y edad.
Tome en cuenta que la primera ronda de empleados que regresará "entenderá" las nuevas directrices de su lugar de trabajo y será un ejemplo para la aplicación de las normas COVID-19 a cualquier oleada posterior de empleados que regresan.
Aquí hay algunas preguntas que podría plantearse mientras planifica un retorno paulatino al lugar de trabajo que funcione para su organización:
¿Puedo priorizar y ordenar de forma paulatina el regreso de quienes necesiten estar presencialmente para realizar eficientemente su trabajo? ¿Puedo ser flexible en casos específicos?
¿Será necesaria una redistribución de espacios de trabajo o asientos de mis empleados cuando regresemos a la oficina? ¿Cómo comunicaremos a cada empleado estos cambios para que puedan encontrar fácilmente su nuevo puesto de trabajo?
¿Quiénes podrían mantener la modalidad de trabajo remoto y como programarnos desde ya para que lo continúen haciendo así, sin un impacto significativo en la misión de la empresa?
¿Qué horarios o turnos alternativos de trabajo, recesos y horas de comida puedo implementar para no saturar los espacios comunes y áreas de descanso de los empleados?
¿Qué herramientas de comunicación en línea podemos comenzar a utilizar o implementar para que los empleados se comuniquen virtualmente aún después de haber regresado a la oficina?
Qué espacios de trabajo colectivo o de uso común debo re adecuar para evitar aglomeraciones o exceso de personal de forma simultánea?
¿Qué horarios o turnos alternativos de trabajo, recesos y horas de comida puedo implementar para no saturar los espacios comunes y áreas de descanso de los empleados?
¿Quién será el responsable de comunicar, informar y responder a los empleados cualquier pregunta o inquietud relacionada con COVID-19? (Se recomienda asignar a una sola persona o crear un canal específico de información de COVID-19).
¿Qué medidas o protocolos formalizaremos para resguardar a quienes están dentro del negocio u oficina y cuando el regreso a la operatividad implique que tengamos que recibir a clientes, proveedores o personas externas al personal cómo llevaré el registro de dichas visitas?
3- Distanciamiento físico en el lugar de trabajo.
Las empresas deberán tomar en cuenta que el espacio físico y la distribución de la oficina es vital para que el mismo, fomente y se aplique una distancia física de al menos 2 metros entre los empleados en todo momento.
Estas son algunas de las consideraciones en infraestructura y espacios que las empresas deberían considerar para garantizar pautas de distanciamiento físico que complementen la cultura y la configuración física del lugar de trabajo:
Reconfigurar las asignaciones de asientos para que los escritorios de trabajo y los asientos del área común estén separados adecuadamente.
Reducir o limitar los asientos disponibles en las salas de reuniones grandes para garantizar que se pueda practicar el distanciamiento físico durante las reuniones grupales. En la medida posible reducir al máximo las reuniones presenciales o de personas externas de la oficina.
Ayudar a los empleados a realizar reuniones en modalidad remota garantizando el acceso a softwares de videoconferencia y espacios adecuados dedicados para reuniones.
Establecer y optimizar ubicación estratégica de mini estaciones de sanitización o limpieza.
Aparte de las rutinas realizadas por el personal de limpieza, pensar en cómo dar las herramientas y adecuar los espacios para que cada miembro del equipo sea responsable de mantener y conservar en primera instancia limpio y sanitizado su perímetro de trabajo.
Aplicar políticas y señalización apropiada que imponga el distanciamiento social en vestíbulos, elevadores, escaleras o espacios reducidos donde las personas puedan tener dificultades para mantener una distancia de 1.5m a 2.0m entre sí.
Es importante buscar la asesoría de un profesional para optimizar los espacios de trabajo y circulaciones para poder mantener en la medida posible las normas de distanciamiento social actuales y que con seguridad continuarán por mucho más tiempo. Una buena propuesta y asesoría le ayudará a optimizar sus recursos y espacio, y lo más importante le permitirá cuidar a sus empleados y respetar los lineamientos de salud requeridos sin afectar la operatividad del centro de trabajo.
4- Aumentar y mejorar las medidas de limpieza, desinfección y mantenimiento.
La “nueva normalidad” a la que nos enfrentamos nos empujará a que los protocolos de limpieza y desinfección se intensifiquen. Será de suma importancia que se haga una guía sencilla y legible para todo el personal, donde se establezca dichos protocolos individuales y colectivos.
Algunas mejoras físicas que puede realizar para ayudar a mejorar la calidad de aire y el riesgo de contagio dentro de sus oficinas son las siguientes:
Colocar elementos fijos en las entradas de los edificios, que permitan capturar partículas del exterior, como rejillas, sistemas de ranuras o alfombras que se limpien de manera regular.
Garantizar la ventilación de espacios en los que se genere mayor riesgo de contaminación. Por ejemplo, en estacionamientos cerrados, áreas de limpieza o de carga, salas con máquinas de imprimir o fotocopiadoras, áreas de lavado o espacios de transición o con alto tráfico de personas del exterior. Se recomienda adaptar dichos espacios con puertas de cierre automático, uso de materiales y acabados en paredes y pisos de fácil limpieza y desinfección y cielos falsos o techos continuos.
El COVID-19 nos impulsará a mejorar los estándares de medición de calidad de aire en la oficina para reducir la exposición a virus y gérmenes para los espacios sin ventilación natural y con sistemas mecánicos de aire, en especial aquellos lugares con alta densidad de personas por metro cuadrado. Además de las mejoras espaciales es vital buscar asesoría especializada para que haga un diagnostico profesional de los equipos y establezca un sistema de filtración de aire que incorpore filtros de partículas o dispositivos de limpieza ambiental y que cuenten con la debida certificación. Además, es recomendable sustituir todos los dispositivos de filtración que sean muy antiguos o estén defectuosos.
Es importante se entienda que la filtración de los sistemas de ventilación y aire acondicionado (HVAC) de los edificios puede ser parte importante de una mitigación general de riesgos, pero no es una solución por si sola. En muchas edificaciones los sistemas de filtración son menos efectivos que otras medidas o la suma conjunta de otras acciones para control de infecciones, como el aumento y mejoramiento de protocolos de limpieza y desinfección, correcto distanciamiento social, aislamiento de casos positivos y el lavado de manos.
Al tratarse de un virus nuevo, todavía nos queda mucho por conocer y solo nos resta seguir prácticas rigurosas de higiene y atender todas las indicaciones que vengan desde las instituciones de salud y demás fuentes oficiales, a las cuales les corresponde orientar y dictar los protocolos apropiados en estos casos.
5- Ayudar a los empleados a sobrellevar el cambio y la incertidumbre. Fomentar la Resiliencia individual y colectiva.
Los cambios físicos y culturales en el lugar de trabajo pueden ser muy difíciles y complicados para todos, aun en tiempos favorables. Al hablar de bienestar laboral, es habitual que solo pensemos en los factores físicos del mismo, pero la parte psicológica tiene muchísima más influencia en el rendimiento de todo el equipo. Por eso se vuelve vital inculcar una cultura de comunicación transparente y fomentar la resiliencia en las empresas.
Obviamente cuando sentimos que una situación desconocida nos supera, no todos los problemas de salud mental son evitables, pero, si en nuestro modelo de adaptación de la empresa incluimos estrategias que promuevan la resiliencia, estaremos contribuyendo a salvaguardar el bienestar y la salud mental de todos los empleados, disminuiremos por consiguiente el cansancio emocional generado por la crisis COVID-19 y minimizaremos la pérdida de seguridad que pudiera generar en algunos o incluso la apatía en el entorno laboral luego de un desafiante, largo y desgastante periodo de jornadas de trabajo remoto. Algunas estrategias para lograrlo son las siguientes:
Promueva e informe activamente a todo el personal de las maneras efectivas de reducir el riesgo de contagio en su entorno familiar y laboral.
Asegúrese de sensibilizar a todos y que tomen todas las medidas implementadas, no como una carga sino como una parte rutinaria de nuestra nueva realidad, a estar en constante alerta y ante cualquier riesgo inminente en su salud tomar medidas oportunas de inmediato para resguardar la salud de todos los que lo rodean.
Facilite herramientas de socialización con “Distanciamiento social”:
Promueva la creación canales creativos dedicados a actividades sociales y de esparcimiento del equipo.
Utilice la tecnología o aplicaciones en el mercado para promover comidas o cafés virtuales para que los empleados se distraigan.
Agende y promueva sesiones virtuales de capacitación y aprendizaje colectivo y promuevalas de forma individual y personal a los empleados.
Busque maneras de ser anfitrión de “Happy Hours” o sesiones de receso que pueden incluir sesiones de resolución de trivias, rondas de preguntas, juegos en línea, entre otras. Sea creativo.
Promueva sesiones o actividades que ayuden al bienestar físico, mental y espiritual de sus empleados o equipos de trabajo. Aunque por el momento solo sea de manera virtual, motive para que realicen algunas de esas actividades como equipo y foméntelo.
Es vital permanecer alerta de sus equipos de trabajo y establecer canales de ayuda, apoyo o terapias para empleados que puedan necesitar asistencia emocional o ayuda profesional.